למה חשוב לבצע וידוא הגעה לחתונה?

מדובר באחת המטלות המעיקות שכנראה הייתם שמחים לוותר עליה בקלות ועם זאת מדובר באחת המשימות החשובות. מספר המוזמנים שתדווחו לאולם הוא זה שיקבע כמה תשלמו בסופו של דבר. את המספר נהוג לדווח בדרך כלל עד כמה ימים לפני האירוע ולאחר שאישרתם הגעה אל מול המוזמנים. אם תחליטו לוותר על ביצוע אישורי הגעה תסתכנו  בדיווח לא מדויק שיעלה לכם הרבה מאוד כסף. בסופו של דבר האורחים הם אלו שמסייעים בתשלום החתונה על ידי המתנות שהם מביאים. ככל שתתנו דיווח מדויק יותר כך תימנעו מתשלום יתר לאולם. דיווח מדויק ככל הניתן ניתן להשיג רק על ידי ווידוא הגעה ולכן זה כל-כך חשוב.

ברמת העיקרון לכל חתונה מומלץ מאוד לבצע אישורי הגעה. יחד עם זאת, ישנן חתונות קטנות במיוחד (50 אורחים נניח) שמוזמנים אליהן רק משפחה קרובה מאוד. במקרה זה ייתכן וניתן לוותר על המטלה הזו ולסמוך על כך שהאורחים שלכם הם האנשים הקרובים אליכם ביותר והם כנראה יגיעו לחתונה שלכם.

ישנן שתי דרכים מקובלות לביצוע ווידוא הגעה לחתונה: הראשונה באופן עצמאי ובסיוע של בני משפחה וחברים. בדרך זו למעשה אתם מעבירים את רשימת המוזמנים לאנשים שהתנדבו לעזור לכם והם יתקשרו לכל אורח מהרשימה כדי לבדוק האם הוא מתכוון להגיע או לא. הדרך השנייה (והמקובלת יותר היום) היא באמצעות הודעות סמס. מדובר על דרך פשוטה ויעילה שבה אתם נותנים לחברה חיצונית (למשל WEDIX) את רשימת המוזמנים שלכם ומספרי הטלפון שלהם והיא שולחת הודעות סמס לכולם. האורחים נדרשים להשיב להודעת הסמס האם הם מגיעים או לא ואתם מקבלים את הנתונים בזמן אמת. אמנם הדרך הזו כרוכה בעלות כספית (שלא כמו הדרך הראשונה) אך היא מהירה, יעילה , נוחה ומדויקת הרבה יותר כך שההשקעה משתלמת לחלוטין.

לאחר שתשלימו את משימת ווידוא ההגעה יהיה בידכם מספר מוזמנים שאותו תצטרכו לדווח לאולם והוא זה שיקבע עבור כמה מנות תשלמו. ההמלצה הגורפת היא לדווח 10% פחות שכן לא כל האורחים שאישרו הגעה אכן יגיעו. כך תוכלו להימנע מתשלום יתר ובמקרה הגרוע (שאינו כל-כך גרוע) תבקשו מהאולם לפתוח "רזרבות".